Экспорт почты из Outlook и Gmail в архив: пошагово и без потерь
От «Файл → Сохранить как» до готового ZIP с индексом: как выгрузить письма из Outlook и Gmail в форматы, которые принимает сервис, и как проверить, что по дороге ничего не потерялось.
Что сервис принимает — и что нет
Загружаются EML, MSG, MBOX, ZIP — и контейнеры ящика PST и OST: сервис раскрывает их до писем сам, отдельно выгружать письма не нужно.
- Лимиты текущей версии: до 1000 файлов и 500 МиБ суммарно на одну загрузку, до 50 МиБ на файл и ограничение на распаковку ZIP — 1000 МиБ и 2000 записей.
- Пятьдесят мегабайт действуют и на PST/OST, поэтому большой ящик проще выгружать письмами или папками.
- Учтите это заранее, чтобы не переупаковывать выгрузку по три раза.
Outlook: отдельные письма
Сохранить одно письмо как .eml: «Файл → Сохранить как», тип файла — сообщение Outlook (.eml). Создать .msg проще всего перетаскиванием: потяните письмо из почты в папку Windows, и Outlook запишет контейнер MSG.
- Оба способа удобны для десятков писем; когда речь о сотнях, быстрее выгружать папку целиком.
Outlook: папка или ящик целиком
Полная выгрузка ящика в мастере «Импорта и экспорта» создаёт PST — такой контейнер сервис читает сам и раскрывает до писем.
- Учтите лимит на файл: большой ящик может в него не уложиться, и тогда проще открыть его в Outlook и сохранить нужные письма как EML или MSG либо выгрузить письма другим клиентом, который пишет EML или MBOX.
- Веб-версия Outlook отдаёт данные через центр приватности Microsoft; состав и формат такой выгрузки меняются со временем, поэтому проверьте файлы до загрузки — инвентаризация до обработки покажет, что реально нашлось.
Gmail: поштучно и целиком
Для одного письма: «Показать исходное письмо» → «Скачать исходное сообщение» — получите .eml со всеми заголовками.
- Для целой папки: Google Takeout, раздел Mail, нужные метки — придёт архив с файлами MBOX, обычно по одному файлу на метку.
- Takeout собирает выгрузку не мгновенно: ссылка приходит письмом, иногда через часы, а крупный ящик может упаковаться не с первой попытки.
Сложите выгрузку в ZIP
ZIP — самый аккуратный способ загрузить много писем разом: кладите внутрь сами экспортированные файлы, структура папок сохраняется.
- Лишнего в архив не добавляйте — случайный файл без письма попадёт в отчёт как неподдерживаемый.
- Если архив не проходит по лимитам, разбейте выгрузку на партии и обрабатывайте их по очереди.
Что вы получите
Один ZIP: PDF каждого обработанного письма, вложения отдельно (совместимые PDF, изображения и TXT можно вклеить в сам PDF письма), индексы manifest.csv и manifest.xlsx, отчёт errors.csv, README и — по желанию — контрольные суммы.
- Дополнительно заказывается общий PDF по хронологии с листом содержания.
- Бесплатно обрабатывается до пяти писем в день, дальше списываются кредиты.
Как проверить, что ничего не потерялось
Сверьте три числа: сколько писем показала инвентаризация до обработки, сколько строк в индексе после и сколько ошибок в errors.csv. Расхождение почти всегда объяснимо — дубликаты, неподдерживаемый формат, повреждённый файл, — и по каждой причине есть запись в отчёте.
- Сохраните исходную выгрузку и скачайте результат до окончания часа хранения: исходные файлы удаляются после сборки архива, а доступ к ссылке непродолжителен.